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Project Excellence

Das Project-Excellence-Modell der International Project Management Association (IPMA) ist ein Modell das der Beurteilung einzelner Projekte dient.

Es ist abgeleitet aus dem EFQM-Modell für Qualitätsmanagement und ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf ein Projekt. Es findet primär Anwendung in den Awards die von der IPMA und der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) jährlich auf internationaler und nationaler Ebene vergeben werden.

Mit Hilfe des Project-Excellence-Modells werden die zu beurteilenden Projekte in zwei wesentlichen Dimensionen bewertet: dem Projektmanagement-Teil und dem Projektergebnis-Teil.

Projektmanagement-Teil

Hier wird anhand von 5 Dimensionen ermittelt in wie weit das Projektmanagement des zu beurteilenden Projektes excellent ist. Für Zwecke der eigenen Standortbestimmung muss in diesem Zusammenhang nicht zwangsläufig der gesamte Auditkatalog erarbeitet werden. In der Praxis reichen oft die folgenden Leitfragen:

 

1. Zielorientierung
   • Wie wird sichergestellt, dass alle relevanten Interessengruppen identifiziert und in die Zieldefinition mit einbezogen werden?
   • Wie wird sichergestellt, dass Veränderungen der Stakeholderziele in das Projekt mit einfließen?
   • Werden Ziele smart definiert und dokumentiert?
   • Werden Ziele hinsichtlich möglicher Zielkonflikte und Risiken überprüft?
   • Werden die Projektziele den relevanten Stakeholdern (inkl. dem Projektteam) in geeigneter Weise kommuniziert?
   • Werden Ziele fortlaufend aktualisiert bzw. an sich verändernde Anforderungen angepasst, wenn dies notwendig erscheint?
   • Wie werden die Projektziele operationalisiert und auf Arbeitspakete herunter gebrochen?
2. Führung
   • Lebt die Projektleitung ein zielorientiertes und pragmatisches Projektmanagement vor?
   • Hat die Projektleitung ein klares Kommunikationskonzept im Projekt implementiert und lebt dies vor?
   • Wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess zur Identifizierung und Realisierung von Best Practices vom gesamten Team gelebt?
   • Werden partnerschaftliche Beziehungen zu den Stakeholdern aufgebaut und gepflegt?
   • Bindet die Projektleitung alle Stakeholder in geeigneter Weise in die Projektarbeit ein?
   • Wird die Projektleitung auch außerhalb des Projektes tätig, um von Best Practices innerhalb der Organisation zu partizipieren bzw. an deren Entstehung mitzuwirken?
3. Mitarbeitereinbindung
   • Wie wird sichergestellt, dass geeignete Mitarbeiter für das Projekt rekrutiert werden und dem Projekt im notwendigen Umfang zur Verfügung stehen?
   • Gibt es ein transparentes Beurteilungs- und Laufbahnplanungssystem, dass auf die Besonderheiten von Projektarbeit ausgerichtet ist?
   • Gibt es eine an die Besonderheiten von Projektarbeit angepasste Personalentwicklung mit Qualifizierungsangeboten, Coachings und Entwicklungsmöglichkeiten?
   • Wie wird das Commitment der Mitarbeiter zum Projektziel gefördert und gestärkt?
   • Wie werden Mitarbeiter zum selbständigen Handeln und zur Übernahme von Initiative und Verantwortung ermächtigt?
   • Wie werden Teamprozesse gefördert und unterstützt?
4. Ressourcenmanagement
   • Wie wird sichergestellt, dass alle notwendigen Ressourcen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen?
   • Wie wird sichergestellt, dass dem Projekt ausreichend finanzielle Ressourcen zur Verfügung stehen?
   • Wie wird sichergestellt, dass die Wirtschaftlichkeit des Projektes über den gesamten Life Cycle des Projektes bzw. der Lösung erhalten bleibt?
   • Wie wird sichergestellt, dass die notwendigen Dokumente, Informationen und Daten den Beteiligten in hinreichender Qualität zugänglich sind?
   • Wie wird sichergestellt, dass die richtigen Lieferanten und externen Dienstleister in die Projektarbeit eingebunden sind?
   • Wie wird sichergestellt das externe Lieferanten und Dienstleister in die Projektarbeit mit eingebunden sind?
   • Wie wird der Schutz des geistigen Eigentums in der Projektarbeit sichergestellt?
   • Wie werden sonstige Ressourcen (Hilfs- und Betriebsstoffe, Lagerbestände, Energie, etc.) effizient eingesetzt?
5. Projektmanagementprozesse
   • Wie wird eine prozessorientierte Projektarbeit implementiert?
   • Werden die wesentlichen Projektmanagementprozesse hinreichend genau definiert und dokumentiert?
   • Projektinitiierungsprozess?
   • Projektplanungsprozess?
   • Projektcontrolling?
   • Änderungsmanagement?
   • Risiko- und Stakeholdermanagement?
   • Projektabschlussprozess?
   • Sind die Rollen und Verantwortlichkeiten in der Projektarbeit geklärt und gemeinsam getragen und akzeptiert?
   • Werden PM-Prozesse, Tools und Methoden standardisiert?
   • Werden Prozesse fortlaufend optimiert (Lessons Learned)?

Projektergebnis-Teil

Hier wird anhand von 4 Dimensionen ermittelt in wie weit die Zielerreichung des zu beurteilenden Projektes excellent ist:

1. Kundenzufriedenheit
   • Inwiefern misst der Kunde die erbrachten Projektergebnisse an Hand der zuvor definierten Ziele?
   • Ist das Projekt ein Pilotprojekt mit Referenzcharakter?
   • Ist der Kunde des Projektes auch jenseits smarter Ziele zufrieden, wie wird diese Zufriedenheit abgefragt und sicher gestellt?
   • Wird regelmäßig Feedback vom Kunden eingeholt, fließt dieses in die weitere Projektarbeit mit ein?
   • Wird gegenüber dem Kunden ein guter und vor allem einheitlicher (CI) Eindruck hinterlassen?
   • Ist der Kunde auch in kritischen Situationen bereit, dem Projektteam zu vertrauen?
   • Ist eine Kundenbetreuung auch jenseits des Projektes gewährleistet und sichergestellt?
2. Mitarbeiterzufriedenheit
   • Inwiefern ist sichergestellt, dass Mitarbeiter jederzeit positives wie auch negatives Feedback zur Projektarbeit an geeigneter Stelle geben können und dieses dann auch berücksichtigt wird?
   • Wie werden besondere Leistungen von Mitarbeitern anerkannt und gewürdigt?
   • Haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz an ihre individuellen Anforderungen anzupassen?
   • Haben die Mitarbeiter Spaß bei der Arbeit?
   • Haben die Mitarbeiter auch in ihrer Freizeit gelegentliche gemeinsame Aktivitäten?
   • Lassen sich die Mitarbeiter bei besonderen Herausforderungen für diese begeistern?
   • Wie hoch ist die Fluktuation im Team?
   • Wie hoch ist die Gesundheitsquote im Team?
   • Gibt es Entwicklungschancen im Projekt oder darüber hinaus?
3. Zufriedenheit sonstiger Interessengruppen
   • Inwiefern ist sichergestellt, dass sonstige Stakeholder Ihre Interessen in die Projektarbeit einbringen können?
   • Ist eine nachhaltige Kommunikation zu den sonstigen Stakeholdern etabliert?
   • Inwiefern wird eine offene und proaktive Öffentlichkeitsarbeit betrieben?
   • Ist sichergestellt, das die Interessen des Gemeinwohls im Projekt ausreichend Berücksichtigung finden?
   • Ist sichergestellt, dass mit Energie und sonstigen Ressourcen schonend umgegangen wird?
4. Projektzielerreichung
   
   • Inwieweit wurden die definierten (smarten) Ziele nachhaltig erreicht?
   • Konnten durch das Projekt über die Ziele hinausgehende Kosten und Investitionen gesenkt oder vermieden werden?
   • Konnten durch das Projekt zusätzliche Erträge erzielt werden?
   • Konnten immaterielle Ziele erreicht werden, z. B. ein verbessertes Image, eine erhöhte Kundenbindung, etc.?
   • Konnten durch das Projekt neue Chancen, z. B. am Markt, erreicht werden, bzw. Risiken gesenkt werden, die neue erfolgversprechende Aktivitäten nach sich ziehen bzw. ermöglichen?

Anwendung

Eine Auditierung zum Project Excellence Award auf nationaler oder internationaler Ebene erfolgt üblicherweise durch Assessoren der GPM oder IPMA. Hierzu gibt es, ergänzend zu den oben hinterlegten Leitfragen, umfangreiche Fragenkataloge, die zunächst hinsichtlich der spezifischen Projekteigenschaften auf ihre Relevanz hin überarbeitet werden müssen und dann anhand eines Auswertungsschemas bewertet werden (siehe Abbildung unten). Alternativ ist dieses Modell aber auch sehr gut anwendbar, um das eigene Projekt im Sinne eines Best Practice zu hinterfragen. Dazu reichen meist die oben hinterlegten Leitfragen, die natürlich je nach Projekt ebenfalls angepasst werden sollten. So wird z. B. ein Softwareentwicklungsprojekt andere Schwerpunkte haben als ein Bauprojekt.

Um ein objektives Bild zu seinem eigenen Projekt zu bekommen, ist es oft ratsam, die Beurteilung mit externer Unterstützung durchzuführen.