Abschlussworkshop
Abschlussworkshop
Der Abschlussworkshop ist nicht das Ende der Projektarbeit sondern bereitet dieses vor. Je nach Projekt und Projektverlauf kann es sinnvoll sein ihn vor oder nach der Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber durchzuführen. Auf jeden Fall sollte er stattfinden bevor die letzte Steuerkreissitzung das Projektteam und die Projektleitung entlastet.
Die Inhalte des Projektabschlussworkshops können wie folgt zusammengefasst werden:
- Abschluss der Dokumentation
- gegenseitiges Feedback innerhalb des Projektteams
- Festlegung der weiteren Betreuung
- Vor- bzw. Nachbereitung der Übergabe an den Auftraggeber
- Verteilung der ggf. notwendigen Nacharbeiten
- Freigabe des Abschlussberichtes
Rahmen des Abschlussworkshops
Für den Rahmen eines Abschlussworkshops gilt im Prinzip das Gleiche wie für den Kick-off-Workshop. Konkret bedeutet das, dass es meist von Vorteil ist ihn extern und mit Hilfe einer externen Moderation zu veranstalten. Allerdings lässt sich der zeitliche Rahmen oft auf ein bis maximal zwei Tage verkürzen.
Inhaltliche Gestaltung des Abschlussworkshops
Inhaltlich sollte ein Projektabschlussworkshop den eigentlichen Projektabschluss vorbereiten. Das bedeutet, dass in der Folge des Workshops klar sein sollte, was die einzelnen Beteiligten bis zum Ende des Projektes tun sollen.
Ein wesentlicher Teil ist der Abschluss der Projektdokumentation. Hier sollte vor allem geklärt werden, wie und wo die Projektdokumentation abgelegt wird und wer zukünftig Zugriff darauf erhalten soll. Dabei wird zwangsläufig der Bereich des Wissensmanagements berührt.
Gleichzeitig ist es wichtig festzulegen, wer zukünftig Ansprechpartner für Dinge sein soll, die das Projekt betreffen. Ggf. sind hierfür auch entsprechende Ressourcen vorzusehen. Außerdem muss geklärt werden, wer die ggf. noch ausstehenden Restarbeiten mit wessen Unterstützung bis wann ausführt.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das gegenseitige Feedback, dass sich die einzelnen Projektteammitglieder gegenseitig geben. Hier können sowohl positive wie auch negative Aspekte geklärt werden. Sinn der Sache ist, dass nach dem Projekt „reiner Tisch“ gemacht ist und sich alle Beteiligten guten Gewissens zukünftig auch wieder „über den Weg laufen“ können.
Vor- bzw. Nachbereitung der Übergabe an den Auftraggeber
Je nach Terminierung des Abschlussworkshops, sollte in seinem Rahmen die Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber Vor- oder Nachbereitet werden. Hierzu sollten ggf. Checklisten erarbeitet werden, die sich auf Lastenheft und Projektauftrag stützen. Ausserdem sollte im Rahmen des Abschlussworkshops der Abschlussbericht vorbereitet oder sogar schon vom Projektteam freigegeben werden.
Verantwortung
Die Verantwortung für die Durchführung des Projektabschlussworkshops liegt bei der Projektleitung. Diese kann ggf. einen Teil der Verantwortung, die operative Durchführung, an einen externen Moderator delegieren.