Organisatorische Einbindung der Projektarbeit
Organisatorische Einbindung der Projektarbeit
Projektarbeit findet üblicherweise jenseits der gewöhnlichen Linienorganisation des Unternehmens statt. Deshalb ist es notwendig, Regelungen zu treffen, wie Projektarbeit im Unternehmen organisatorisch eingebunden wird und welche Gremien zu bilden bzw. zu beteiligen sind.
Grundsätzlich bieten sich drei Formen der organisatorischen Anbindung an:
Das integrierte Projektmanagement für kleine Projekte, das autonome Projektmanagement für große Projekte und die Matrixorganisation, die ab einer gewissen Größe generell geeignet ist. Alle Formen haben spezifische Vor- und Nachteile, ihre Verbreitung ist branchenspezifisch unterschiedlich stark ausgeprägt.
Integriertes Projektmanagement
Beim integrierten Projektmanagement bleiben alle beteiligten in ihren gewöhnlichen Linienstrukturen bzw. Abteilungen angebunden. Das Projekt wird quasi nebenbei gemacht. Die Projektleitung hat oft nur koordinierende Funktion und weder ein fachliches noch ein disziplinarisches Weisungsrecht. Die Projektteammitglieder sind mit einem Teil ihrer Arbeitszeit in das Projekt abgeordnet, ihr Schwerpunkt bleibt aber in der gewöhnlichen Linientätigkeit.
Vor- und Nachteile des integrierten Projektmanagements
Vorteil des integrierten Projektmanagements ist zweifellos die Schlankheit des Ansatzes. Es wird kein unnötiger administrativer Overhead geschaffen, dadurch wird sehr Ressourcen schonend gearbeitet. Gleichzeitig ist damit die mögliche Projektgröße begrenzt. Für kleine Projekte mit überschaubarem Umfang und kurzer Dauer ist diese Organisationsform gut geeignet.
Autonomes Projektmanagement
Beim autonomen Projektmanagement wird das Projekt autonom neben der Linienorganisation angegliedert. Das Projektteam ist der Projektleitung sowohl fachlich als auch disziplinarisch unterstellt und völlig aus der Linienorganisation herausgelöst. Das bedeutet, dass die Projektteammitglieder völlig freigestellt sind und sich mit 100 % ihrer Kapazität der Projektzielerreichung widmen können.
Vor- und Nachteile des autonomen Projektmanagements
Vorteil des autonomen Projektmanagements ist, dass die Projektteammitglieder komplett für die Projektarbeit zur Verfügung stehen und Zielkonflikte bezüglich des Kapazitätensharings mit der Fachabteilung vermieden werden. Dies führt zu erheblichen Produktivitätssteigerungen, weil gleichzeitig eine wesentlich höhere Identifikation mit dem Projektziel möglich ist. Außerdem ist eine gezielte Qualifizierung hinsichtlich der im Projekt erforderlichen Kompetenzen oft eher durchsetzbar. Nachteilig kann wirken, dass die Distanz zur Linienorganisation zunimmt. Einerseits ist dies zwar durchaus erwünscht, andererseits besteht die Gefahr, dass sich die Projektteams mit der Zeit von der Realität entfernen und ein „Parallel-Universum“ oder ein Elfenbeinturm entsteht, das die Bodenhaftung verliert. Ein weiterer Aspekt ist die individuelle Karriereplanung der Projektbeteiligten berücksichtigt wird. Wenn Projektarbeit gleichbedeutend mit einer Warteschleife in der Karriere ist, wird es schwierig werden, motivierte und qualifizierte Mitarbeiter für diese anspruchsvollen Positionen zu finden. Gelingt es aber zumindest temporäre Projektarbeit als unabdingbaren Bestandteil einer Karriere im Unternehmen zu verankern, wird auch die Mitarbeit in autonomen Projekten als attraktiv empfunden werden.
Matrixorganisation
Die Matrixorganisation ist die Mischung aus integriertem und autonomen Projektmanagement. In ihr wird üblicherweise nur die Projektleitung und ggf. ein kleines Kernteam aus der Linienstruktur herausgelöst. Alle anderen Projektteammitglieder werden dem Projektteam nur temporär und / oder mit einem bestimmten Anteil ihrer Kapazität zugeordnet. Die Projektleitung hat üblicherweise nur fachliche Weisungsbefugnis.
Vor- und Nachteile der Matrixorganisation
Ein wesentlicher Vorteil der Matrixorganisation ist ihre Flexibilität. Sie ermöglicht es aus einer bestehenden Organisation heraus innerhalb kurzer Zeit ein schlagkräftiges Projektteam auch für größere Projektaufgaben heraus zu etablieren. Ihr Nachteil ist der potenzielle Ziel- und Interessenkonflikt, in den die Projektteammitglieder leicht geraten können. Dadurch dass sie „zwei Herren dienen“ müssen, ist ein recht hoher Koordinationsbedarf gegeben. Nicht nur die betroffenen Teammitglieder selber sondern auch deren Vorgesetzte und die Projektleitung müssen relativ intensiv miteinander kommunizieren, um stets auf dem aktuellen Stand zu sein und weder eine Überlastung noch eine Unterforderung der betroffenen Teammitglieder zu riskieren. Als weiterer Vorteil ist zu werten, dass die Teammitglieder eng der Linienorganisation verbunden bleiben und dadurch ein reger Austausch auf Mitarbeiterebene zwischen Projektteam und Linienorganisation dafür sorgt, dass aktuelle Entwicklungen im Tagesgeschäft nicht verloren gehen.
Verantwortung
Für die Festlegung der geeigneten Organisationsform trägt das Topmanagement die Verantwortung. Grundsätzlich sind innerhalb eines Unternehmens mehrere Organisationsformen denkbar. Allerdings lassen sich branchentypische Schwerpunkte erkennen. So sind in der Automobilindustrie die Matrixorganisation häufig anzutreffen, während in der Bau und auch in der Beratungsbranche häufig autonome Organisationsformen vorherrschen.