Geschätzte Lesezeit: 4 Minuten

Änderungsmanagement

Dem Änderungsmanagement kommt in der Realisierung von Projekten eine entscheidende Bedeutung zu. Änderungen im Projektmanagement sind grundsätzlich etwas ganz Normales und deuten nicht automatisch darauf hin, dass das betroffene Projekt falsch oder schlecht geplant worden ist. Vielmehr liegt es im Wesen von Projekten, dass zum Projektstart noch nicht alle wesentlichen Entwicklungen exakt vorhergesehen werden können. Selbst wenn dies in Ausnahmefällen möglich wäre, würde doch der Aufwand den Nutzen in den meisten Fällen deutlich übersteigen.

Herausforderungen an das Änderungsmanagement

Die Herausforderung im Änderungsmanagement ist es, so viele Änderungen wie nötig konsequent durchzuführen und umzusetzen und so wenige wie möglich zuzulassen. Dieses scheinbare Paradox lässt sich auch anschaulicher darstellen: Wenn jeden Tag „eine neue Sau durchs Dorf getrieben wird“ leidet die Glaubwürdigkeit der Planung und der Planenden genauso, als wenn notwendige Änderungen verhindert oder verzögert werden und so vermeidbarer Schaden auf das Projekt zu kommt.

Der Änderungsprozess

Wesentlich in diesem Zusammenhang ist, dass Änderungen auf strukturierte Weise durchgeführt werden. Der GAU für jedes Projekt tritt ein, wenn Änderungen von den Beteiligten vorgenommen werden, ohne das diese ausreichend kommuniziert werden. Dadurch entsteht ein hohes Maß an Intransparenz, Arbeiten werden doppelt erledigt, Handlungsstränge, die an anderer Stelle längst aufgegeben wurden, unnötig mit hohem Engagement und Aufwand fortgeführt. Das Ergebnis ist eine unnötige Ressourcenverschwendung und nicht zuletzt aufkommender Frust innerhalb des Projektteams.

Um diese Effekte zu verhindern, ist es notwendig sich an einem definiertem Änderungsprozess zu orientieren und in diesem Zusammenhang alle notwendigen Schritte nachvollziehbar zu dokumentieren und vor allem die jeweilige Änderung mit allen betroffenen Bereichen abzustimmen.

Rollen im Änderungsprozess

Im Änderungsprozess gibt es, neben den gewöhnlichen im Projektmanagement üblichen Rollen (Projektleitung, Teilprojektleitung, etc.) zusätzlich die Rolle des Änderungsinitiators. Der Änderungsinitiator ist diejenige Person, die Interesse an einer Änderung hat. Diese Person ist dafür verantwortlich, den Änderungsprozess zu steuern und die Änderung bis zur Umsetzung bzw. Ablehnung zu steuern.

Prozessschritte im Änderungsprozess

1. Änderungsbedarf identifizierenIm ersten Schritt geht es darum, eine potenzielle Änderung zu identifizieren. Von eine Änderung ist immer dann auszugehen, wenn eine signifikante Abweichung von er ursprünglichen Planung eine Überarbeitung der Planung notwendig macht. Da davon üblicherweise mehr als nur eine Person betroffen ist, muss sichergestellt werden, dass alle anderen Mitglieder des Projektteams rechtzeitig beteiligt werden. Außerdem müssen Planänderungen von der Projektleitung, oder in Ausnahmen je nach Tragweite zumindest von der Teilprojektleitung genehmigt werden und dürfen keinesfalls selbständig und unabgestimmt durchgeführt werden.
2. Änderungsantrag formulierenWurde ein Änderungsbedarf identifiziert, so ist der Änderungsinitiator verpflichtet auf der entsprechenden Vorlage einen Änderungsantrag zu dokumentieren. Durch Verwendung einer Vorlage soll sichergestellt werden, dass alle relevanten Überlegungen und Abwägungen rechtzeitig getroffen werden und kein wesentlicher Punkt vergessen wird. Grundsätzlich sollten Änderungsanträge zwar vollständig aber gleichzeitig auch so knapp und präzise wie möglich formuliert werden. Zu den Details des Änderungsantrages sind in der beigefügten Ausfüllanleitung detaillierte Angaben gemacht.
3.  Änderungsantrag beraten und bewertenLiegt der Änderungsantrag vollständig ausgefüllt vor, kann er vom Projektteam unter der Federführung der Projektleitung beraten und bewertet werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass alle Beteiligten die Möglichkeit haben, Ihre Ideen mit einzubringen, um eventuell auch bessere Problemlösungen zu finden, als dies dem Änderungsinitiator alleine möglich war. Außerdem muss auch untersucht werden, ob und wenn ja, auf welche Weise andere Bereiche betroffen sind. Ggf. muss abgewogen werden, ob sich eine Änderung dann noch lohnt oder ob ein Festhalten am Plan eventuell nicht doch sinnvoller ist.
4.  Änderungsantrag entscheidenIm Anschluss an die Beratung und Bewertung des Änderungsantrages ist dieser zu entscheiden. Das letzte Wort in diesem Zusammenhang steht der Projektleitung zu. Entweder wird der Änderungsantrag genehmigt oder er wird abgelehnt. Als Mittelweg kann eine Überarbeitung gesehen werden, die eine erneute Beratung und Bewertung nach sich zieht. Im Falle einer Genehmigung muss festgelegt werden, wer für die nächsten Schritte verantwortlich ist und bis wann diese abgearbeitet werden müssen.
5.  Änderung konsequent durchführenNach Genehmigung der Änderung müssen alle betroffenen Dokumente unverzüglich entsprechend geändert werden. Welche das im Einzelnen sind, wurde bereits vom Änderungsinitiator im Änderungsantrag dokumentiert. Dieser Schritt ist deshalb so wichtig, weil an dieser Stelle sonst eine Inkonsistenz des Projektmanagements droht, die weit reichende Folgen hat. Im Worst Case droht nicht nur Intransparenz, sondern auch eine in sich widersprüchliche Planung und Dokumentation. Dadurch kann die Erreichung der angestrebten Projektziele signifikant gefährdet werden.
6.  ÄnderungsevaluationNach erfolgter Änderung haben die entsprechenden Verantwortlichen dafür Sorge zu tragen, dass die Änderung auch wirklich den erhofften Effekt erzielt. Ist dies nicht der Fall, muss geprüft werden, ob ggf. erneuter Änderungsbedarf vorliegt.

Änderungsdokumentation

Aus Sicht der Projektleitung ist das Änderungsmanagement eines der wesentlichen Handlungsfelder. Im Laufe eines Projektes können je nach Innovationsgrad des Projektes und Erfahrung der Beteiligten eine Vielzahl von Änderungen notwendig werden. Um diese Änderungen übersichtlich zu steuern werden sie in der Änderungsliste dokumentiert und gesteuert.

Im Wesentlichen werden folgende Spalten in der Änderungsliste geführt:

 

• Änderungsnummer
• Datum
• Titel
• Initiator
• Status
• Beschreibung der Änderung
• Priorität
• Datum der Genehmigung
• Verantwortliche Person für die Umsetzung
• Zieldatum, wann die Änderung abgeschlossen sein soll
• Bemerkungen

Verantwortlichkeiten

Grundsätzliche Verantwortung für das Änderungsmanagement trägt die Projektleitung. Sie muss dafür Sorge tragen, dass die definierten Prozesse eingehalten werden. Für die Steuerung der einzelnen Änderungen selbst sind die Änderungsinitiatoren verantwortlich. Die Rolle des Änderungsinitiators können alle Projektteammitglieder und die Projektleitung selbst annehmen.