Berichtswesen

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Berichtswesen

Der Berichtsprozess ist das Rückgrat der Projektsteuerung. Er systematisiert die regelmäßige Kommunikation im Projekt und dient vor allem der Information der Projektleitung durch die im Projekt tätigen Projektteammitglieder. Die Projektleitung ihrerseits spiegelt die konsolidierten Ergebnisse wiederum an die Projektteammitglieder. Geschieht dies regelmäßig, kann davon ausgegangen werden, dass die Projektsteuerung sehr transparent ist und damit unnötige Reibungsverluste aufgrund von Fehlinformationen und / oder Informationsdefiziten vermieden werden können. Wichtig ist, dass dieser Berichtsprozess im Rahmen des Projekt-Kick-offs transparent erarbeitet bzw. an das Projekt angepasst wird. Neue Projektteammitglieder sollten ausführlich in ihn eingewiesen werden.

Der einfache Berichtsprozess

Dieser einfache Berichtsprozess eignet sich für alle Projekte, die keine zusätzliche Hierarchieebene (z. B. durch Teilprojektleitungen) haben. Also primär für kleine und mittlere Projekte. Zunächst sollte festgelegt werden in welchen Intervallen überhaupt berichtet wird. Je nach Terminsituation bietet sich eine wöchentliche bis monatliche Vorgehensweise an. Sinnvollerweise passt man sich darüber hinaus an den Wochenrhythmus an, d. h. man beginnt am Donnerstag.

Tätigkeiten auf Arbeitspaketebene

Am Donnerstag sammeln die Arbeitspaketverantwortlichen von den am Arbeitspaketbeteiligten (laut VMI-Matrix) alle für die Abarbeitung relevanten Informationen zusammen und aktualisieren die Arbeitspaketbeschreibung. Im Einzelnen sind dies Angaben zur Terminsituation, Ressourcensituation und zum Fertigstellungsgrad der einzelnen im Arbeitspaket definierten Aktivitäten. Anschließend prüfen sie den Ampelstatus des Arbeitspaketes und passen ihn entsprechend an. Ist der Ampelstatus nicht grün, so wird zwingend ein Problembericht erstellt. Im nächsten Schritt wird das Arbeitspaket im PSP aktualisiert. Hat sich der Ampelstatus nicht verändert, beschränkt sich die Aktualisierung auf die Anpassung des Datums der letzten Aktualisierung, andernfalls werden die entsprechenden Ampeln angepasst. Abschließend werden alle Dokumente an die Projektleitung weitergeleitet bzw. in der zentralen Projektablage abgelegt.

Tätigkeiten auf Projektebene

Nachdem am Donnerstag die Arbeitspaketverantwortlichen ihre Arbeitspakete aktualisiert und an die Projektleitung weitergeleitet haben, prüft diese am Freitag, ob sich Auswirkungen auf den Terminplan ergeben, und ob aufgrund vorliegender Problemberichte Maßnahmen initiiert werden müssen. Ist dies der Fall, tut sie das in Absprache mit den betroffenen Arbeitspaketverantwortlichen und passt ggf. die Terminplanung an die veränderte Situation an. Anschließend kommuniziert sie die aktualisierten Terminpläne gegenüber dem Projektteam und ggf. dem Auftraggeber oder Steuerkreis. Ergeben sich unlösbare Probleme, die externe Unterstützung erforderlich machen, muss die Projektleitung dies in einem Eskalationsbericht formulieren und gegenüber dem Auftraggeber oder Steuerkreis mit entsprechendem Nachdruck vertreten.

Der erweiterte Berichtsprozess mit Teilprojektebene

Bei großen Projekten mit eigenständigen Teilprojekten ist es sinnvoll eine zusätzliche Ebene im Berichtsprozess einzuziehen (erweiterter Berichtsprozess). Vor allem, wenn eigenständige Teilprojektpläne (PSP und Terminplan) existieren, die nicht von der Gesamtprojektleitung gesteuert werden sondern von Teilprojektleitungen, die ihrerseits der Gesamtprojektleitung berichten. In diesem Zusammenhang berichten die Arbeitspaketverantwortlichen an ihre Teilprojektleitungen, die die gesammelten Informationen konsolidieren und entsprechend kompakt der Projektleitung präsentieren. Dies ist sinnvoll, weil die meisten auftretenden Probleme gewöhnlich bereits auf Teilprojektebene gelöst werden können und deswegen gar nicht bis zur Projektleitung vordringen müssen, so dass diese sich wichtigeren Aufgaben widmen kann.

Verantwortung

Verantwortlich für den Berichtsprozess sind alle Projektteammitglieder auf ihren jeweiligen Ebenen wie oben beschrieben. Wichtig ist vor allem, dass es sich um eine Bringschuld handelt, die auf eigene Initiative zu den festgelegten Berichtszeitpunkten erbracht werden muss. Die Projektleitung hat hier die Verantwortung diesen Prozess einzuführen und im Projektverlauf auch regelmäßig einzufordern.