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Offene Punkte Liste

Die Offene-Punkte-Liste (OPL) ist wesentlicher Teil der Projektdokumentation. Sie dient einerseits der Protokollierung aller Projektereignisse und andererseits der Verfolgung aller offenen Punkte. Gleichzeitig lässt sich mit ihrer Hilfe nachvollziehen, welche Punkte und Ereignisse in der Vergangenheit wie und von wem gelöst worden sind. Sie ersetzt damit auch das klassische Projektprotokoll und vor allem die diversen To-do-Listen, die in Projekten häufig gepflegt werden.

Spalten der Offene-Punkte-Liste

In der Regel reicht es völlig aus folgende Spalten in einer Offene-Punkte-Liste oder kurz auch OPL, zu pflegen:

• laufende Nummer, die zwecks eindeutiger Identifizierung fortlaufend für jeden neuen Punkt vergeben wird
• Status, der beschreibt in welchem Status der jeweilige Punkt sich befindet; hier sind die Möglichkeiten „offen“, „in Arbeit“, „erledigt“ oder „nicht mehr relevant“ vorzusehen.
• Ursprungsdatum, welches das Datum der ersten Erwähnung enthält, also wann der Punkt in die Liste aufgenommen wurde
• Priorität: hier sind Auswahlfelder wie „sehr hoch“, „hoch“, „mittel“ oder „niedrig“ vorzusehen, ggf. mit zusätzlichen Zahlenwerten
• Kategorie: hier wird festgelegt um welche Kategorie es sich bei dem jeweiligen Punkt handelt:
  • Information: Informationen die einzelne Projektteammitglieder oder Außenstehende in das Projekt hineintragen und die für das Projekt und die weitere Projektarbeit eine Relevanz haben
  • Problem: Probleme, die im Rahmen der Projektarbeit aufgetreten sind; bei schwerwiegenden Problemen geht damit die Anfertigung eines Problemberichts einher
  • Beschluss: Beschlüsse, die im Rahmen des Projektteams getroffen oder verkündet werden und die für alle Beteiligten zu beachten sind
  • Frage: Fragen die aufkommen und ggf. nicht sofort beantwortet werden können
  • Ergebnis: Ergebnisse, die zu berichten sind und ggf. auf frühere Fragen und / oder Probleme zurückreichen
  • Idee: Ideen, die einzelne Beteiligte oder auch Außenstehende in die Projektarbeit einbringen und die nicht sofort in einen Beschluss münden
  • Sonstiges: Punkte, die sich in die oben stehenden Kategorien nicht einordnen lassen
• Beschreibung: hier wird der Punkt knapp aber möglichst präzise beschrieben, sodass auch im Nachhinein für fachkundige Dritte nachvollziehbar ist, worüber gesprochen wurde
• Unter „Maßnahmen“ wird vermerkt, welche Maßnahmen ggf. vereinbart wurden. Ist dies nicht der Fall, so kann dieses Feld auch leer bleiben
• wurden Maßnahmen vereinbart so wird in der Spalte „Verantwortung“ festgehalten, wer die jeweilige Maßnahme hauptverantwortlich umzusetzen hat und in der Spalte „Datum“ bis wann die Umsetzung zu erfolgen hat
• falls notwendig steht darüber hinaus eine letzte Spalte für zusätzliche Bemerkungen zur Verfügung

Vorteile gegenüber herkömmlichen Protokollen

Die Vorteile gegenüber der Arbeit mit herkömmlichen Protokollen und to-do-Listen liegt vor allem in der Vermeidung von Mehrarbeit. Und in der höheren Zugriffsgeschwindigkeit bei der Suche nach dokumentierten Ereignissen aus der Vergangenheit.

Vermeidung von Mehrarbeit
Im Gegensatz zu den meisten Protokollen, die üblicherweise im Anschluss von Meetings geschrieben werden, wird eine OPL während des Meetings geführt, idealer Weise mit Hilfe von Laptop und Beamer so, dass alle Beteiligten die Entstehung verfolgen können. So lassen sich auch Missverständnisse rechtzeitig ausräumen bevor sie sich zu langwierigen Diskussionen auch außerhalb des Projektteams auswachsen. Außerdem wird formatbedingt die Gefahr der ausschweifenden Formulierungen vermieden und ein Zwang zur kurzen und präzisen Beschreibung von Sachverhalten erzeugt.

Verbesserter Zugriff auf dokumentierte Ereignisse
Der wesentliche Vorteil jedoch liegt im verbesserten Zugriff auf vergangene und dokumentierte Ereignisse. So muss im Gegensatz zur Arbeit mit Protokollen immer nur eine Datei durchsucht werden, die zwar mit der Zeit immer größer wird, dafür aber gezielt mit Suchfunktionen des jeweiligen Programmes (meistens Excel) bearbeitet werden kann. Darüber hinaus lassen sich über Filterfunktionen verschiedene Informationen übersichtlich auswerten, so z. B. alle Punkte, die in einem bestimmten Zeitraum in die Verantwortung eines bestimmten Projektteammitgliedes gegeben wurden.

Geeignete Programme

Eine OPL lässt sich am einfachsten mit Hilfe von Excel realisieren. Der Vorteil ist, dass Excel auf nahezu jedem Rechner installiert ist und damit eine Lesbarkeit für alle Beteiligten sicher gestellt werden kann. Um z. B. externe Partner mit gefilterten Informationen zu versorgen und ihnen nicht alle dokumentierten Informationen zur Verfügung stellen zu müssen, kann darüber hinaus ein Export in ein PDF erfolgen.

Bei größeren Projekten kann es darüber hinaus sinnvoll sein für verschiedene Teilprojekte ggf. mehrere Tabellenblätter, für jedes Teilprojekt eine, zu nutzen. Bei über mehrere Standorte verteilt arbeitenden oder größere Projekten kann es auch sinnvoll sein, eine datenbankgestützte Lösung in einem geschützten Verzeichnis im Internet zu nutzen, die darüber hinaus den Vorteil hat auch mit großen Datenmengen zurecht zu kommen.

Verantwortung

Die Verantwortung für die Projektdokumentation und somit für die Führung der OPL liegt primär bei der Projektleitung. Darüber hinaus sind alle Beteiligten dazu verpflichtet ihr jeweiliges Wissen einzubringen und entsprechende Maßnahmen auch zu verfolgen.