Problemreport

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Problemreport

Der Problemreport ist eines der essentiellen Projektmanagementtools im laufenden Projekt. Er wird immer dann abgefasst, wenn sich ein Projekt aus dem geplanten Rahmen heraus entwickelt (konkret: wenn eine Ampel auf „gelb“ oder „rot“ geschaltet wird). Dadurch werden auftretende Probleme dem gesamten Projektteam bewusst und Auswirkungen auf das Gesamtprojekt können abgeschätzt werden, die sonst oft gar nicht wahrgenommen werden. Außerdem wird es möglich, durch entsprechende Gegenmaßnahmen, das Problem zu lösen oder zumindest zu entschärfen. Der Problemreport wird von der jeweils verantwortlichen Person des Arbeitspakets abgefasst, das ein Problem hat bzw. identifiziert.

Der Problemreport hat verschiedene Funktionen:

  1. Er soll das gesamte Projektteam für das jeweilige Problem sensibilisieren.
  2. Er nimmt die verantwortlichen Personen in die Pflicht, geeignete Maßnahmen zur Bewältigung des Problems zu entwickeln.
  3. Er nimmt die Projektleitung und ggf. darüber hinaus das Management in die Pflicht Probleme wahrzunehmen und die jeweils verantwortlichen Personen bei der Problemlösung zu unterstützen.

Wichtig ist, dass der Problemreport immer dann erstellt wird, wenn eine Ampel (time, cost oder quality) nicht mehr auf grün steht. Nur so kann gewährleistet werden, dass rechtzeitig geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um das Projekt wieder in den Plan zurück zu bringen. Dies erfordert zwar ein hohes Maß an Eigenverantwortung aller Projektbeteiligten, ermöglicht aber auf der anderen Seite ein sehr unbürokratisches Projektmanagement, weil auf aufwendige arbeitspaketbezogene Statusreports verzichtet werden kann.

Erläuterung des Formulars

 

  • Tragen Sie im Kopf des Formulars alle für das Projekt und das betroffene Arbeitspaket relevanten Daten ein. Entscheiden Sie darüber hinaus, ob es sich um ein Zeit, Kosten oder Ergebnisproblem handelt (oder um eine Kombination).
  • Beschreiben Sie als nächstes das Problem auf eine Art und Weise, dass es auch jemand nachvollziehen kann, der nur einen Überblick über das Gesamtprojekt hat.
  • Beschreiben Sie als nächstes die vermuteten Ursachen des Problems. Seien Sie sich dabei der Tatsache bewusst, dass viele Probleme mehrschichtige Ursachen haben können (Wenn z. B. irgendetwas nicht funktioniert, kann das daran liegen, dass die nötigen Ressourcen nicht vorhanden sind. Dann lohnt es sich zu fragen, warum diese Ressourcen nicht vorhanden sind…).
  • Beschreiben Sie im nächsten Punkt, was passiert, wenn das Problem nicht gelöst wird. Das ist vor allem für die Projektleitung wichtig, damit diese die Tragweite des Problems erkennt und so eine Grundlage für die Entscheidung hat ggf. zusätzliche Ressourcen zur Problemlösung bereit zu stellen.
  • Entwickeln Sie im nächsten Schritt mindestens zwei, besser drei mögliche Lösungsoptionen. Damit schaffen Sie der Projektleitung oder ggf. dem Management die Möglichkeit sich zwischen mehreren Optionen zu entscheiden. Gleichzeitig stellen Sie unter Beweis, dass Sie sich intensiv mit dem Problem auseinandergesetzt haben. An dieser Stelle nur eine Lösung („Friss oder stirb…“) anzubieten würde bedeuten, das Problem an die Projektleitung oder das Management zurück zu delegieren und damit eigene Spielräume aufzugeben oder zumindest massiv einzuschränken.
  • In den nächsten Schritten legen Sie konkret dar, wer was bis wann macht und von wem unterstützt wird, um das erkannte Problem zu bewältigen. Darüber hinaus wird hier dokumentiert ob und wenn ja wie viel zusätzliches Budget zur Verfügung gestellt wird. Durch die Statusspalte können Sie im weiteren Projektverlauf die Problemlösung verfolgen. Darüber hinaus sollten Sie sicher stellen, das eine Vernetzung mit der OPL („Offen-Punkte-Liste“) stattfindet.