Projektablage
Projektablage
Wesentlicher Bestandteil der Projektdokumentation ist die zentrale Projektablage. Sie wird auf einem zentralen Laufwerk angelegt und von allen Projektbeteiligten regelmäßig gepflegt.
Ablagestruktur
Der Nutzen einer zentralen Projektablage besteht darin, dass alle für ein Projekt relevanten Informationen zentral und einheitlich abgelegt werden und dies auf eine übersichtliche Weise. Damit kann den sonst oft zu beobachtenden Datenwucherungen Einhalt geboten werden. Nichts ist für eine Projektdokumentation schlimmer, als wenn sie auf diverse mehr oder weniger zufällig entstanden Ordner verteilt ist, auf die noch nicht einmal alle Beteiligten gleichermaßen Zugriff haben. Dadurch entstehen Redundanzen, lange Suchzeiten und Intransparenz. Wesentliche Ereignisse werden nicht eindeutig dokumentiert, womit auch gleichzeitig die Grundlage für ein substanzielles Projektcontrolling, Änderungs- und Claim Management gefährdet ist.
Zugriffsrechte
Wichtig ist, dass alle Projektbeteiligten gleichermaßen Zugriff auf die gesamte Projektablage haben. Einzelne gesperrte Bereiche haben im Normalfall mehr Nachteile, bedingt durch die entstehende Intransparenz, als Vorteile, bspw. durch Geheimhaltung. In der Praxis ist es oft sinnvoller auf die Sensibilität der Daten hinzuweisen. Abweichende Regelungen sollten hier nur gelten, wenn externe Dienstleister ins Projekt integriert werden. Was allerdings möglich ist, dass nicht alle Beteiligten gleichermaßen Schreibrechte haben, sondern lediglich in ihrem eigenen Verantwortungsbereich Schreibrechte bekommen und anderweitig mit Leserechten ausgestattet werden.
Ablagestruktur
Wenn kein echtes Dokumentenmanagementsystem genutzt wird, empfiehlt sich eine Ablagestruktur analog zur Projektstruktur, d. h. entsprechend des PSP werden im Projektordner Teilprojektordner und in diesen wiederum Arbeitspaketordner angelegt (siehe Abbildung). Dadurch können alle Dokumente entsprechend Ihrer Zugehörigkeit abgelegt werden. Einzelne Dokumente, die in mehreren Arbeitspaketen abgelegt werden könnten, sollten in einem Arbeitspaket abgelegt werden und von den anderen Arbeitspaketen aus nur verlinkt zu werden. So können Redundanzen vermieden werden. Dies könnte Beispielsweise im Zusammenhang mit Änderungsanträgen der Fall sein. Diese sollten im jeweiligen Arbeitspaketordner abgelegt sein und z. B. aus dem Ordner „Änderungsmanagement“ in dem auch die Änderungsliste abgelegt ist, verlinkt werden. Zu diesen Details sollten spätestens im Rahmen des Kick-off-Workshops verbindliche Regelungen vereinbart werden.