Statusreport
Statusreport
Statusberichte haben die Aufgabe, externe Stakeholder, meistens die Auftraggeber oder den Steuerkreis, einerseits kurz und knapp aber andererseits umfassend über den Stand des Projektes zu informieren. Sie sollten also nicht mehr als zwei bis drei Seiten umfassen und die wesentlichen Informationen aufbereitet wiedergeben.
Sie sollten in ihrer Detaillierung nicht den Anspruch haben, umfassende Informationen bereitzustellen, sondern sollen vielmehr dem Adressaten die Möglichkeit geben sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Bei vertieftem Interesse sollten die Adressaten auf die entsprechenden Dokumente zugreifen können, die in der detaillierten Projektdokumentation hinterlegt sind (z.B. PSP, Arbeitspaketbeschreibungen, Risiko- oder Problemreports, etc.)
Wesentliche Informationen über das Projekt sollten also schon im Kopf des Dokuments enthalten sein:
- Projektname und Projektleitung, ggf. das Teilprojekt
- Datum und Nummer des Berichts
- wesentliche Kennzahlen
- Time to Complete
- Cost to Complete
- Fertigstellungsgrad
- Die Projektampel
Darüber hinaus sollte eine kurze Zusammenfassung des Ist-Standes sowie der aktuelle Änderungen gegeben werden. Wesentliche Aussagen sollten visualisiert werden, da so ein höherer und besser wahrnehmbarer Informationsgehalt möglich ist. Wesentlich ist aus Sicht der Adressaten meist eine Aussage über die Termin- und Kostensituation. Diese Aussagen werden durch eine Meilensteintrendanalyse sowie durch Kostengang- und Kostensummenlinien vermittelt.
Darüber hinaus ist es sinnvoll, eine Aussage über erkannte Risiken und aktuelle Probleme zu treffen. Zum einen haben Steuerkreis und Auftraggeber einen Anspruch darauf über diese Sachverhalte informiert zu werden, zum anderen liegt es im Interesse der Projektleitung hier für Transparenz zu sorgen, weil es so meist wesentlich leichter ist, zusätzliche Ressourcen für das Projekt zu akquirieren.
Abgerundet wird der Statusbericht durch einen Ausblick über die nächsten Aktivitäten.
Werden in einer Organisation mehrere Projekte parallel bearbeitet und berichtet, sollte auf standardisierte Projektstatusberichte zurückgegriffen werden. Dadurch minimiert sich einerseits der Erstellungsaufwand und andererseits fällt es den Mitgliedern des Steuerkreises leichter die relevanten Informationen aufzunehmen und zu verarbeiten, wenn sie einheitlich aufbereitet sind.
Eine in der Praxis vieldiskutierte Frage ist, auf welcher Ebene und in welcher Frequenz regelmäßige Statusberichte erstellt werden sollten. Mögliche Ebenen sind Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete. Die Frequenz reicht von wöchentlich bis quartalsweise. Da sich diese Fragen nur schwer pauschal beantworten lassen, soll hier nur eine Entscheidungshilfe gegeben werden:
- Je öfter und je häufiger Berichte angefordert werden, desto weniger Sorgfalt wird in ihre Erstellung verwendet.
- Außerdem steht die Zeit, die zur Erstellung eines Berichtes aufgewendet wird, nicht mehr für die eigentliche Projektarbeit zur Verfügung.
- Interne Probleme, wie z. B. Probleme im Zusammenhang mit einzelnen Arbeitspaketen sollten möglichst intern gelöst werden. Hier gibt es wesentlich wirkungsvollere Instrumente als Statusberichte (z. B. Problemreports, Risikoreports, PSP, etc.)
Davon ausgehend, sollte es in den meisten Fällen ausreichen, wenn Projekte und Teilprojekte Statusberichte in größeren Abständen (also z. B. monatlich) erstellen. Je nach Projektphase und spezifischen Projektanforderungen, kann hier aber auch abgewichen werden.
Verantwortung
Die Verantwortung für die regelmäßige Erstellung von Statusberichten liegt bei der Projektleitung. Diese muss dafür Sorge tragen, dass alle am Projekt beteiligten die notwendigen Informationen rechtzeitig aufbereiten und zur Verfügung stellen. Der Steuerkreis wiederum muss die Statusberichte nachdrücklich einfordern und steht in der Verantwortung anstehende Entscheidungen im Sinne des Projektes zeitnah zu treffen.